Daca ai o afacere si vrei sa opereze conform legii si sa-ti protejezi eficient bunurile si angajatii, trebuie sa realizezi o analiza de risc la securitatea fizica. Aceasta nu este optionala. Este o obligatie legala si o necesitate practica.
In plus, daca te pregatesti corespunzator pentru aceasta analiza, procesul va fi destul de usor, deci n-ai de ce sa-ti faci griji!
Daca vrei sa stii cum sa-ti pregatesti afacerea pentru analiza de risc la securitatea fizica, citeste in continuare!
Documentele si informatiile care trebuie pregatite in avans
Primul pas pentru o analiza de risc reusita este sa pregatesti toate documentele necesara. Iata lista de documente pe care trebuie sa le aduni:
- Certificatul de inregistrare al societatii;
- Certificatul constatator actualizat;
- Documentele care atesta dreptul de folosinta asupra imobilului (contract de inchiriere, act de proprietate);
- Extras de carte funciara si planuri actualizate ale imobilului;
- Autorizatii legale specifice domeniului de activitate;
- Proceduri de prevenire si stingere a incendiilor (PSI) si situatii de urgenta (SU);
- Contracte pentru servicii de paza, monitorizare video, mentenanta a sistemelor de securitate;
- Instructiuni de acces si proceduri de securitate;
- Planuri de pregatire a personalului in domeniul securitatii;
- Organigrama responsabililor de securitate si atribuțiile lor;
- Registrul de riscuri si planul de management al riscului (daca exista).
Daca ai toate aceste documente pregatite, evaluarea se va efectua mult mai rapid si mai usor!
Etapele pregatirii interne pentru analiza de risc
- Stabilirea contextului
Inainte de sosirea evaluatorului, echipa de management trebuie sa determine specificul activitatii si sa identifice bunurile si valorile care trebuie protejate. Fiecare business este diferit: un magazin, un depozit sau un birou au diferite vulnerabilitati.
De asemenea, o analiza a incidentelor de securitate din trecut iti poate oferi indicii valoroase privind punctele slabe ale spatiului care ar trebui remediate.
- Evaluarea preliminara a vulnerabilitatilor
Realizeaza o inspectie interna pentru a identifica probleme precum:
- Zone fara supraveghere video;
- Puncte de acces nesecurizate;
- Iluminat insuficient;
- Lipsa unui sistem de control al accesului.
Aceasta evaluare nu inlocuieste analiza oficiala, dar te va ajuta sa descoperi anumite probleme si sa gasesti o solutie pentru acestea.
- Instruirea personalului
Angajatii trebuie sa cunoasca procedurile de securitate si regulile de acces si sa poata raspunde corect la intrebarile evaluatorului.
Un personal bine pregatit reprezinta imaginea unei afaceri responsabile. Astfel, analiza de risc va decurge rapid si eficient!
- Actualizarea documentatiei
Toate documentele trebuie sa fie actualizate. De exemplu, daca iti lipseste o anumita autorizatie sau contractul de paza si procedurile pentru cazuri de urgenta nu sunt la zi, s-ar putea sa ai probleme in procesul de analiza de risc la securitatea fizica.
- Planificarea vizitei
Asigura-te ca evaluatorul are acces la toate spatiile relevante: birouri, depozite, spatii tehnice, zone de acces. Daca planifici traseul din timp, procesul va decurge mai usor.
Aspecte esentiale la care trebuie sa atragi atentia
Conformitatea cu legislatia in vigoare
Conform Legii 333/2003, analiza de risc la securitatea fizica este obligatorie pentru majoritatea entitatilor. Lipsa acesteia poate atrage amenzi considerabile sau chiar suspendarea activitatii.
Momentul oportun pentru efectuarea analizei
Ar fi perfect daca analiza de risc ar putea fi realizata inainte de implementarea unui sistem de securitate pentru ca masurile sa fie adaptate riscurilor identificate si pentru a evita cheltuieli suplimentare.
Revizuirea periodica
Analiza trebuie reactualizata la fiecare 3 ani sau ori de cate ori apar modificari semnificative in activitatea sau structura companiei. Astfel, te asiguri ca operatiunile afacerii sunt efectuate in continuare in parametri legali si in siguranta.
Colaborarea cu evaluatori autorizati
Documentatia de analiza de risc este valida doar daca este intocmita de persoane acreditate conform legislatiei in vigoare, precum specialistii New MAO Protect!
Implicarea conducerii
Managementul trebuie sa se implice activ in acest proces. Astfel, compania transmite un mesaj clar privind importanta acordata securitatii.
Recomandari suplimentare pentru eficientizarea procesului
- Realizeaza o lista a incidentelor de securitate anterioare, chiar daca par minore;
- Verifica starea actuala a sistemelor de securitate: alarme, camere de supraveghere, control de acces;
- Asigura-te ca iluminatul exterior si interior este functional;
- Verifica daca iesirile de urgenta sunt libere si marcate corect;
- Pregateste personalul pentru o colaborare deschisa cu evaluatorul.
Pregatirea pentru analiza de risc la securitatea fizica pare complicata initial. Totusi, exista anumite lucruri pe care le poti face dinainte pentru a eficientiza procesul. De exemplu, ai putea sa aduni toate documentele din timp, se evaluezi vulnerabilitatile si sa instruiesti personalul privind evaluarea care urmeaza sa fie realizata. Astfel, te asiguri ca analiza de risc la securitatea fizica este eficienta si iti protejezi afacerea de anumite riscuri!
